向導航系統學專案管理

幾年前,

在夏威夷自駕,有一天茂宜島的環島行程(Hana Road),開到接近南邊的範圍時,租來的導航機突然反覆說:「妳已進入保險不理賠的道路範圍,請回頭、請回頭⋯」。

猛然發現,咦?一堆車怎麼都不見了?

果然,接下來的道路無比驚險,綿延好幾公里都是只能容一台車通過的窄彎,左手邊是完全沒有圍欄的深海斷崖、右手邊是裸露的山岩,地面上坑坑洞洞,還散落許多崩落的碎石沙礫,車過就揚起漫天沙霧,根本是在斷崖旁off road。

對!我沒回頭。

這兩天在開車時,突然有個很好笑的發現,就是:PM(Project Manager)其實根本就應該要像是「導航機」。

1、瞄準目標:

目標一旦設定,就算在過程中發生各種變化,也總是一直校準,直到達成目標。

2、即時修正:

導航一開始預估3點會到,但出門後發現塞車超乎預期,或者前方有突發的意外狀況,從3點、變成3:15、變成4點⋯。

「即時修正」讓大家有機會提早做些應變,像是有機會可以提早改訂位時間、跟親友協調新的行程。

PM也是,專案總充滿著各種變更,但最糟的就是以為自己悶著頭拼一拼,或不敢面對現實,最後一刻才一翻兩瞪眼告訴大家:「抱歉!來不及,專案要Delay2個月」我保證這種PM很快就會下去領便當。

再怎麼預防,有些變更還是難以預期,在專案過程中發生變更時,保持即時、主動的溝通,像是:反而要主動縮短專案報告的間隔、帶著solution(解決方案)招開臨時會議、私下先找利害關係人透明資訊、討論策略⋯

讓客人、老闆、團隊至少能先準備、提早避險減災,才是更重要的任務。

3、交換籌碼:

如期如質如預算,不是專案成功的條件(我又要被罵了⋯Elva妳教專案管理可以說這種話嗎?)。

因為就算如期如質,專案「目標」沒有達成,還是失敗。

除非你專案的限制是「時間」,否則時間恰恰是你拿來爭取、交換各種資源達成目標的籌碼。

4、給出選擇:

目標設定之後,導航會要你選擇:最短路徑(可能快但風險高)、優先走高速(可能快但花錢)、少轉彎(品質好但可能花錢又花時間)⋯

這根本是專案的金三角(三重限制),

PM永遠都在「花錢省時」、「省錢花時」、「好品質花錢花時」中找solution排序和評估,然後把選擇權留給客人。

最後,在過程中保持警醒,讓自己的系統隨時保持更新、繼續強化專業,我還是要強調,永遠都要有solution。

專案管理,跟導航一樣,其實更像是個一直修正的過程。

*下圖為茂宜環島Hana Road前半段的美景之一,行程一開始,我還悠閒自得,停下來泡茶拍照。

但前面耽誤太多時間,後半段路況急轉直下,再加上天色漸暗,只能拼命趕路。

瞧!多像專案⋯🤣🤣🤣