大家是否也常在網路上看到這些收納的商品的精美圖片,然後回頭想想自己現在正充滿「各種驚喜」的抽屜衣櫃們兒,也曾有忍不住手滑的經驗呢?
開心期待收到商品之後,按照腦裡的美好畫面開始動手整理,才發現事實上根本就難以達成,一段時間後,還覺得礙手礙腳,不好用結果又佔空間。
1. 「必須改變慣性」:可能之前習慣用快速對摺一次就塞進抽屜,但現在為了配合空間限制得仔細用捲的。別說摺衣服了,改變任何慣性,本來就都不是件容易的事。
2.「沒有維持的機制」:在新的習慣還沒有養成之前,太忙太累犯了懶性,想說「唉呀先隨便塞一塞,有空再整理就好」,反正也只是自己每天看它一兩次,沒人管,把門關上眼不見為淨就沒事了。
然後就入熵增定律,在真正爆炸以前,其實可能也不會真的怎麼樣。
3.「缺少必要的能力」:衣物的種類和質料厚薄差異繁多,牛仔褲和內衣和圍巾和絲巾和帽子….要全部都方方正正整齊地收納在固定大小的格子裡,就會需要學習應付各種變化的能力。
但若沒有真的能夠理解或接受做這些事的核心價值和好處,那麼別說什麼能力,可能連想開始學習的動力都沒有。
不想學習就無法提升能力,能力不足就沒辦法改變慣性,沒有慣性又缺少維持的機制,就算買到全世界最棒的納箱工具,也很快就會因為惡性循環而打回原形。
講到這裡,大家以為我在講收納嗎?其實我寫的是管理。
很多時候當企業面臨各種混亂、不透明、土法鍊鋼的痛苦時,以為最快的方式,就是先弄來一個很「厲害的工具」,大家照著工具用就可以改變現況。
這些工具們大家應該都很熟悉,像是:OKR很棒,先弄來一個表格,或先買進一套績效管理系統、專案管理很棒,先買來一套看起來很厲害的PMIS(專案管理資訊系統)大家時間到了把格子填滿就好。
這不就像是上面提到的,當我們買了一個看起來很厲害的收納箱,在大家沒有認同為何需要改變?核心能力足夠嗎?養成新的慣性之前,有一套中長期的機制來協助各種實務上不同狀況的輔導、監管、提醒、調整、維運嗎?
還是以為只要都能順利把各種衣服塞進去格子(資料填滿表格,必填欄位都有值)就萬事OK?
向來都是把格子填滿很容易,但格子裡的內容才是關鍵。
而大部份的監管機制,也多落於「格子裡有沒有東西」,而不是「這些東西到底對不對勁、有沒有符合真正的目的」?
於是,很多原本概念很棒的系統、工具、表格,便只剩下流於形式和交差應付的價值。
然後主導者可能會做出一個「唉,沒辦法,大家就是不想改變」的隨便結論。
所以結論就是:
如果你需要導入一套新的方法,在引進系統、工具、表單時,請先確認三件事:
讓大家知道為何而做:說明價值、好處、甚至是改善大家的痛苦和麻煩,學習新能力、改變舊慣性才會有動力和意義。
讓大家有能力做:你可能會需要培訓、演練、處理各種特殊狀況的指南…
以及先建立一套機制:發生不在原本預期中的狀況,該怎麼辦?內容審查委員是誰?當工具不敷現實使用的時候,誰可以決定?誰可以調整?大家共同要遵守的規則有哪些?…(監管、維運、輔導、調適)。
工具仍然有用,它可以引導正常的順序和流程,並確保某些程度的一致性。
但前提是使用工具的人,必須清楚了解每一個欄位(格子)的目的是要大家思考什麼、並且理解其代表什麼管理意義的時候,才會發揮真正的價值。