最近不約而同的收到幾位PM（Project Manager）來詢問在實務上遭遇的疑難雜事，多半都與人相關，我回答起來，也幾乎多不是工具和知識架構所能解決的問題。
是的，一個優秀的PM除了搞清楚專案本質，以及WBS、資源、利害關係人….這些重要大事之外，還有幾項隱而不顯卻非常重要的「內部」工作，而這些事情還通常都沒人教。
1、盡早把遊戲規則談清楚
首先，我要強調三次：愈早愈好、愈早愈好、愈早愈好)))))
等你出事再來訂規則，不但效果不好，還會變成團隊的怨氣標靶。
（出事時都要忙死了，還要應付PM新搞出來的規則，有事嗎？）
1.1談清楚「會議規則」：
專案會議怎麼開？哪些人需要參加？多久開一次？主要討論的內容是什麼？報告格式長怎樣？每一次的主持人、紀錄是誰？如果誰不能來，那麼他必需請代理人來參加？
如果可以，最好在專案初期就先Booking好團隊或其他重要利害關係人的會議時間。
才不會等你想到這件事的時候，大家的時間都「剛好」湊不到一起，不是東缺一個西缺一個，就是會議根本無法順利展開，而且到時候才約時間，凡是一開始沒有先講好的，團隊絕對會認為是多出來的工作，得花上數倍的心力，還吃力不討好。
1.2談清楚「範疇管理規則」：
若有人發現不在專案範疇內的工作或任務，要怎麼回報？怎麼處理？有沒有統一評估的窗口？或者要怎麼在第一時間統一說法回覆客人？
1.3共識「假勤規則」：
雖然在台灣，大多數的PM在跨矩陣組織中，都沒有團隊准假的實際審核權力，但與其怨天尤人，還不如先和團隊共識好，發生什麼狀況的時候，大家可能要暫時延後休假？哪些人和哪些人盡可能不要一起休假？
1.4共識「代理制度」：
專案內的代理人制度要如何運作？誰是誰的當然補位人選？
2.決定權責結構
2.1 決定「客戶問題處理權責」：
客訴發生的時候，誰是第一線？誰統一處理和回覆？不要到時候訊息大亂，每個人回給客人的都是不一樣的答案，造成更大的麻煩和危機。
2.2 決定「內部執行規範權責」：
（以軟體舉例）內部的開發或設計規範，要遵照什麼標準？誰有權限可以去調整和異動？不在這個規範當中的事情，由誰來負責拍板和決定 。所以我認真說，PM絕對不應該是外行人，就算當下還少了團隊的專業，也要盡快的利用時間能補多少是多少。
2.3 決定「專案變動通報權責」：
團隊如果預期專案可能要Delay或超支，什麼情況下必需主動通報？多少比例之內由誰來決定？多少比例之外要到誰來處理？
3.定義資料與資訊收集規則
3.1 大家必需要定期回饋哪些資料？多久一次？回饋給誰？
3.2 工作進度回饋的方式？認列進度的方法？特別是難以量化的工作（像是：處理客訴、與供應商議價、測試程式…），要如何認列回報進度的共同原則。
3.3 專案進行過程中，應該要給客人什麼東西？什麼時機點給？
3.4 要不要報專案工時？若要，專案工時的分類結構與定義為何？
3.5 哪些資料不能外流？哪些資料內部和提供給外部必需要是不同版本？
3.6 哪些類型的資訊可以透過email通知？哪些請盡量用電話或面談搞定？哪些問題「才」需要c.c.（副本）給誰？到哪個層級？或是盡可能不要使用「密件副本」，因為很可能不小心沒發現自己是密件副本的收件者，突然跳出來回信，會「有點危險」。
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所以，正在火線上的PM們，你的Check List，絕對不會只有WBS
多半我們能夠容易學到的，是方法和知識架構；而決定你的生存機率的，常常是這些看起來好像是微不足道的小事，但是卻很關鍵的規則。
